Consejos esenciales para las finanzas de su empresa

Como propietario de una empresa, es fácil estar ocupado y atrapado en el funcionamiento diario de la misma , pero no conviene que sus finanzas se vean descuidadas. Es importante estar al tanto de la salud financiera de su empresa.

En este artículo, repasaremos consejos clave para administrar las finanzas de su empresa, cómo crear un presupuesto empresarial y errores costosos que debe evitar. Dicho esto, ¡comencemos!

Consejos para gestionar las finanzas empresariales

A continuación, presentamos algunos consejos clave que puede aprovechar para ayudarlo a realizar un mejor seguimiento y administrar su dinero como propietario de una pequeña empresa.

1. Abra una cuenta bancaria comercial

Para realizar un seguimiento preciso de las finanzas de su negocio y evitar problemas (por ejemplo, problemas con el IRS, seguimiento financiero e imprecisiones en las previsiones), debe separar por completo sus finanzas personales de las finanzas de su negocio lo antes posible.

Esto significa abrir una cuenta bancaria comercial . Si necesita retirar fondos de su empresa para uso personal, planifique pagarse un salario (por ejemplo, semanal, quincenal, mensual) para que los retiros puedan rastrearse correctamente.

2. Revise la estructura de su negocio

La mayoría de los propietarios de empresas comienzan como propietarios únicos. Pero a medida que su empresa crece y se vuelve rentable, debe considerar la posibilidad de realizar la transición de su estructura empresarial a una LLC (sociedad de responsabilidad limitada) . También puede considerar una corporación S o una corporación C si esas entidades comerciales se adaptan mejor a sus necesidades.

Esto permite una separación total entre las finanzas de su empresa y sus activos personales en caso de que surja un problema de responsabilidad, por ejemplo, si un cliente lo demanda. Este tipo de estructuras empresariales pueden brindarle un cierto nivel de protección para sus activos personales. También pueden tener ciertas ventajas fiscales.

3. Organízate

Si desea generar riqueza con su negocio, debe estar organizado. Esto significa crear sistemas para realizar un seguimiento de las finanzas de su negocio. En concreto, debe realizar un seguimiento de las transacciones, los documentos financieros, las cuentas y más.

Existen varias aplicaciones de finanzas empresariales que puedes aprovechar para comenzar a organizar tus finanzas. Algunos ejemplos son Waveapps y Quickbooks . Estar (y mantenerse) organizado te ahorrará mucho tiempo.

4. Consigue un contable

Un contable puede brindarle información sobre las finanzas de su empresa. También puede ayudarlo con la presentación de declaraciones de impuestos, que puede ser una tarea compleja.

Sin embargo, hay algo que debe tener en cuenta: si decide contratar a un contable, deberá participar en el proceso de finanzas de su empresa. Por lo tanto, programe reuniones frecuentes para analizar con él la situación de su empresa.

5. Crea una cuenta de emergencia empresarial

Una cuenta de emergencia empresarial es para su empresa lo que su cuenta de emergencia personal es para su vida personal. Puede ayudarle a proporcionar una reserva o un colchón en caso de circunstancias empresariales imprevistas.

Por ejemplo, cubrir la nómina durante una temporada baja, reemplazar una orden de venta dañada o realizar compras no planificadas pero necesarias.

6. Crea una cuenta para ahorrar para los impuestos

Si está ganando dinero con su negocio, lo más probable es que tenga que pagar impuestos. En lugar de dejar que su factura de impuestos lo sorprenda a fin de año, comience a planificar con anticipación.

Crea una cuenta de ahorros para empresas específicamente para tus ahorros fiscales. Aquí es donde puedes apartar una cierta cantidad (aproximadamente el 30 %) para tu factura de impuestos de fin de año. O puedes pagar tus impuestos trimestralmente.

7. Crea un presupuesto empresarial

El presupuesto de su empresa le permite administrar adecuadamente las finanzas de su empresa y estar al tanto de sus gastos. Es esencial para realizar previsiones financieras para sus objetivos comerciales y lograr la rentabilidad.

Un presupuesto le ayuda a disponer sus ingresos y gastos (presupuestados y reales) y le ayuda a obtener una idea clara de cómo le está yendo a su negocio financieramente.

8. Págate un salario de tu negocio de la manera correcta

Antes de pagarte un salario, asegúrate de que tu negocio se mantendrá a flote. Esto significa asegurarte de pagar primero tus gastos operativos (incluidas las estimaciones de impuestos).

Debes llevar un registro de los gastos operativos mensuales de tu negocio en tu presupuesto empresarial. En su mayor parte, muchos de tus gastos operativos, como el alquiler, el alojamiento de sitios web y los salarios, serán fijos cada mes. Pero cuando se trata de tus gastos variables, tendrás que hacer estimaciones en función de lo que sabes que va a ocurrir.

Una vez que haya pagado sus gastos operativos, puede tomar lo que le quede de las ganancias de su negocio en ese mes determinado y dividirlo en porcentajes. Considere lo siguiente:

Fondo de emergencia: 10%

Lo ideal es tener al menos 6 meses de gastos comerciales disponibles en esta cuenta para ayudar a superar una caída del negocio.

Ganancias: 10%

Debería tener planes para realizar distribuciones a usted mismo (y a sus empleados) como bonificación cada año.

Impuestos estimados: 20%

De esta manera, usted no se verá abrumado por la tarea de pensar cómo conseguir fondos para pagar una gran factura de impuestos.

Reinversión: 30%

Reinvierta esta cantidad en su negocio para destinarla a gastos operativos, nuevos proyectos, marketing, desarrollo de marca y otras necesidades comerciales para mantener su negocio en crecimiento.

Tu salario: 30%

Este porcentaje es solo una guía. Asegúrate de tener en cuenta el rendimiento de tu negocio para determinar cuándo y cuánto cobrar como salario.

A medida que se paga a sí mismo, no olvide comenzar a ahorrar para la jubilación. Existen varios planes de jubilación y estrategias de ahorro para autónomos.

9. Obtenga un seguro

Es fundamental contar con un seguro comercial. Desde el seguro contra errores y omisiones hasta el seguro de propiedad, es muy importante protegerse de los costos de demandas de clientes o de pérdidas o daños a la propiedad.

Es una buena idea hablar con un corredor de seguros sobre el tipo de negocio que tiene y obtener recomendaciones sobre el mejor tipo de seguro que debería tener. Nadie quiere que ocurra una circunstancia que requiera un seguro , pero las cosas suceden y es mejor estar protegido que lamentarlo.

10. Evite las deudas con tarjetas de crédito

El hecho de que usted pueda calificar para una tarjeta de crédito comercial no significa que deba endeudar su empresa.

Utilice su presupuesto para planificar las finanzas de su negocio y, si utiliza una tarjeta de crédito para sus actividades comerciales, planifique pagar el saldo en su totalidad cada mes.

Creación de un presupuesto empresarial

Cuando piensas en crear un presupuesto empresarial, es posible que empieces a pensar: “Esto se va a complicar”. ¡Pero en realidad no tiene por qué ser tan complicado!

Como propietario de una pequeña empresa, lo más importante que debe controlar son sus ingresos y sus gastos. Luego, determine cada mes si sus gastos superan sus ingresos en función de sus cifras reales y por qué.

Te recomiendo que crees tu presupuesto usando una hoja de cálculo. En ella, enumera todos los gastos de tu negocio y lo que esperas que sean cada mes. Ten en cuenta que tendrás dos tipos de gastos.

1. Gastos fijos

Estos son los gastos que permanecen iguales cada mes y no cambian de mes a mes.

2. Gastos variables

Son los gastos que cambian de mes a mes en función de distintos factores, como por ejemplo los costes de producción, los costes de envío, etc. Está bien estimar los gastos variables en función de lo que creas que serán.

También debes enumerar todas las formas posibles en las que ganarás dinero y cuánto esperas que sea ese ingreso cada mes. Una vez que hayas enumerado tus gastos previstos y tus ingresos previstos, básicamente tendrás tu presupuesto listo. Luego, debes asegurarte de incluir espacio para realizar un seguimiento de tus gastos reales en función de tu presupuesto para ese mes.

Tenga en cuenta que es una muy buena idea dejar todo esto en claro para comprender completamente el panorama financiero de su empresa. La buena noticia es que no le cuesta nada hacerlo por su cuenta.

También existen varias herramientas de contabilidad en la nube pagas que pueden ayudarte a medida que tu negocio crece. Y, por supuesto, ¡también está mi herramienta de hoja de cálculo de Excel automatizada para ayudarte!

¿Con qué frecuencia necesito crear y realizar un seguimiento de mi presupuesto empresarial?

Debe planificar la creación de un presupuesto para su empresa cada mes (o con varios meses de anticipación). Luego, compare los datos reales con el presupuesto que creó. Tome nota de las variaciones o los motivos por los que el presupuesto superó o no alcanzó el presupuesto.

Consejo: El presupuesto le ayuda a planificar lo que puede esperar en términos de ingresos y gastos. En cierto sentido, es una forma de hacer una previsión financiera sencilla y a corto plazo.

Digamos que crea un presupuesto empresarial para los próximos 3 meses. Ahora tiene una previsión financiera para los próximos 3 meses de su empresa en términos de cuáles serán sus gastos e ingresos esperados.

Errores financieros que debes evitar como propietario de un negocio

Ahora ya sabe lo que se necesita para crear una empresa económicamente inteligente. Veamos algunos errores comunes que cometen los empresarios primerizos. Con suerte, si conoce estos errores, evitará ser víctima de ellos.

Los errores que menciono a continuación se pueden evitar fácilmente con una toma de decisiones inteligente y una buena planificación. Evitarlos podría ahorrarle miles de dólares. ¡Así que allá vamos!

Error n.° 1: sobreestimar la rapidez con la que obtendrá ganancias

Muchos empresarios dan por sentado que lanzarán sus empresas y que en cuestión de semanas tendrán un negocio rentable, pero eso rara vez sucede.

De hecho, lleva tiempo construir un negocio estable y rentable de forma constante. Asegúrate de tenerlo en cuenta en todos los planes que tengas, especialmente en los que tengas que hacer para pagar tus facturas.

Si actualmente mantiene su negocio trabajando a tiempo completo o parcial, ¡no deje su trabajo de inmediato! Primero, realice un análisis del punto de equilibrio para poder estimar cuándo puede esperar comenzar a obtener ganancias (suponiendo que todo salga según lo planeado).

Error n.° 2: mezclar fondos personales y empresariales

Mezclar los fondos personales y comerciales es un gran error. Por un lado, ¡es una pesadilla a la hora de pagar impuestos! Será casi imposible hacer deducciones comerciales en función de las ganancias o pérdidas de su empresa.

No solo eso, sino que no tendrás forma de saber cuánto gana o pierde tu negocio en realidad. Eso significa que no tienes idea de cómo le va financieramente a tu negocio.

Además, si alguna vez necesitara solicitar un préstamo comercial, tendría que demostrar las finanzas de su empresa a lo largo del tiempo. Si sus finanzas personales y comerciales son mixtas, no tendría forma de demostrarlo.

Error n.° 3: No estar al día con la contabilidad

La contabilidad es una tarea que consume mucho tiempo y resulta molesta. Lo entiendo. Sin embargo, muchos propietarios de empresas pierden mucho dinero por ignorar su contabilidad. Como propietario de una empresa, es algo que simplemente tienes que hacer.

Y si lo haces con frecuencia, te resultará más fácil. Reserva un par de horas en tu calendario una vez a la semana o cada dos semanas para revisar tus gastos y estar al tanto de tus facturas. Hay muchas herramientas que pueden ayudarte a que el proceso sea más sencillo, o puedes crear tu propia hoja de cálculo sencilla.

Error n.° 4: no planificar los impuestos

Como propietario de una pequeña empresa, es muy importante que planifique sus impuestos . Si tiene una empresa rentable, debe planificar la reserva de fondos para pagar los impuestos que deberá pagar al gobierno.

Si aún no es rentable, es posible que tenga derecho a determinadas deducciones en función de los gastos de su negocio. De cualquier modo, debe asegurarse de estar preparado para pagar impuestos. Su contable puede ayudarlo a planificar esto.

Error n°5: No contratar un buen contable

Hablando de eso, un buen contador es realmente importante para su pequeña empresa. No solo lo ayudará a presentar sus impuestos, sino que también le brindará recomendaciones que pueden ahorrarle dinero a su empresa y mantenerlo actualizado con las últimas leyes tributarias.

Además, pueden ayudarle a gestionar la nómina, ayudarle a preparar estados de cuenta anuales y documentación para respaldar la obtención de financiamiento y mucho más.

Quizás lo más importante es que su contador le ayudará en caso de que alguna vez le realicen una auditoría. Tener un contador es esencial para las finanzas de su empresa.

Error n°6: No contratar un buen abogado

Un buen abogado que se ocupe de asuntos de pequeñas empresas es muy importante para su pequeña empresa. Su abogado puede ayudarle a garantizar que su empresa esté registrada y estructurada correctamente.

Pueden ayudarle a revisar todos sus contratos y documentación legal, como posibles asociaciones, contratos con proveedores y clientes, o cualquier marca registrada que desee crear. Y si tuviera alguna disputa con proveedores o clientes, pueden brindarle asesoramiento legal y representarlo si es necesario.

Tanto su contador como su abogado le ahorrarán un tiempo valioso y le darán la tranquilidad de saber que las cosas se han hecho de la manera correcta.

Error n.° 7: no establecer un fondo de emergencia empresarial

Su fondo de emergencia empresarial debe poder cubrir los gastos de su negocio y permitirle funcionar durante al menos 3 a 6 meses sin que tenga que incurrir en deudas nuevas o adicionales.

Hay gente que te diría que pidas un préstamo comercial en caso de emergencia, pero yo opino que si actualmente tienes un negocio rentable, deberías crear tu propio colchón de efectivo para tu negocio en caso de emergencias y aumentarlo a medida que tu negocio crezca.

Error n.° 8: No tener seguro comercial

El seguro comercial es esencial. No tener un seguro comercial es un gran error que cometen muchos dueños de empresas. Y esto puede afectar directamente las finanzas de su empresa. Imagínese si le roban su computadora o si vandalizan su tienda minorista y usted no tiene seguro.

Usted es el único responsable de los gastos de reemplazo. Vale la pena llamar por teléfono a un agente de seguros para analizar los distintos tipos de seguros disponibles para su tipo de negocio.

Error n.° 9: endeudarse sin un plan empresarial

Muchas veces, los dueños de empresas contraen deudas comerciales en forma de tarjetas de crédito o préstamos comerciales. Estos pueden provenir de familiares y amigos o de un banco. Y muchos lo hacen sin un plan sólido sobre cómo se utilizarán estos fondos en su empresa o cómo pagarán esta deuda.

Se distraen y luego comienzan a gastar los fondos en cosas que “sería bueno tener” porque realmente no tienen un plan para el dinero.

Es fundamental que antes de considerar cualquier financiación empresarial que implique endeudamiento, planifique cuidadosamente cómo se asignarán los fondos. Luego, elabore un plan para pagar la deuda lo antes posible.

¡Aproveche estos consejos esenciales para las finanzas de su negocio!

Si sigue estos consejos y puede evitar estos errores financieros, estará sentando una base sólida para las finanzas de su negocio y, a su vez, para su éxito general.

Al final del día, más allá de la pasión que tengas por tu negocio, ¡estoy seguro de que quieres ganar (y conservar) tu dinero!

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